Ein bekanntes Bild. In der Ecke des Posteingangs steht eine vierstellige Zahl ungelesener Mails. Die Versandbenachrichtigung, auf die Sie gewartet haben, ist längst da, aber sie ist zwischen Dutzenden Werbemails untergegangen. Die folgenden Methoden helfen dabei, wieder Ordnung zu schaffen. Dieser Artikel fasst sie zusammen.
Es geht nicht um den Zwang zu „null ungelesen“. Es geht darum, dass jede Mail an Ihre Hauptadresse es wert ist, gelesen zu werden. Ein Teil der zehn Schritte ist einmalige Arbeit, ein Teil Gewohnheit.
1. Teilen Sie Ihre Adressen in Ebenen auf
Dass alles an eine einzige Adresse geht, ist der Hauptgrund für ein chaotisches Postfach. Wir empfehlen, Adressen in drei Ebenen zu denken.
| Ebene | Wofür? | Wem geben Sie sie? |
|---|---|---|
| Dauerhaft / persönlich | Bank, Behördenportale, Arbeit, Familie, wichtige langfristige Konten | Nur Stellen, denen Sie vertrauen und die Sie lange nutzen |
| Shopping und Mitgliedschaften | Onlineshops, Treueprogramme, Newsletter | Seiten, bei denen Sie wieder einkaufen, die aber Spam schicken könnten |
| Temporär | Einmaliger Download, Rabattcode, Testkonto, WLAN-Formular | Überall dort, wo Sie nie wieder etwas zu tun haben |
Für die zweite Ebene können Sie ein eigenes kostenloses Konto anlegen. Für die dritte brauchen Sie nicht einmal ein Konto, denn wenn Sie Geçici Mail öffnen, steht die Adresse schon bereit. Sobald diese Trennung steht, sind die meisten Mails in Ihrem Hauptpostfach tatsächlich an Sie persönlich gerichtet.
2. Nutzen Sie das Pluszeichen bei Gmail wie ein Etikett
Bei Gmail können Sie an den Benutzernamen ein + und ein Wort anhängen, etwa name+shop@gmail.com. Die Mail kommt trotzdem bei Ihnen an. Der Vorteil liegt auf der Hand. Weil Sie wissen, welche Variante Sie welcher Seite gegeben haben, sehen Sie, ob eine Seite Ihre Adresse weitergegeben hat, und können Mails an diese Variante filtern.
Ehrlicherweise hat das eine Grenze, denn Ihre echte Adresse wird nicht versteckt. Wer den Teil nach dem + löscht, erreicht Ihre Hauptadresse. Manche Seiten akzeptieren Adressen mit + auch gar nicht. Zum Filtern hervorragend, für Privatsphäre zu wenig.
3. Richten Sie Filter und Labels ein und lassen Sie das Postfach sich selbst sortieren
Wenn Sie jeden Tag dieselbe Art Mail von Hand verschieben, ist es Zeit, das einem Filter zu überlassen. Ein paar Regeln, die sich bewährt haben:
- Für Rechnungen und Zahlungsbestätigungen ein Label „Rechnungen“ anhand der Absenderadresse.
- Für Bestellungen und Versand ein Label für Mails mit „Ihre Bestellung“ oder „wurde versandt“ im Betreff.
- Newsletter, die Sie lesen möchten, am Posteingang vorbei in ein eigenes Label schicken und einmal pro Woche gesammelt lesen.
Am einfachsten richten Sie einen Filter ein, indem Sie eine Beispielmail öffnen und im Menü „Ähnliche Nachrichten filtern“ wählen. Die meisten Mailanbieter haben eine vergleichbare Option.
4. Melden Sie sich gesammelt statt einzeln ab
Sich einzeln abzumelden ist mühsam. Besser funktioniert Folgendes. Suchen Sie nach „abmelden“ und „unsubscribe“ und lassen Sie sich die Ergebnisse der letzten Monate anzeigen. Sortiert nach Absender sehen Sie, dass der Großteil der Mails von einer überschaubaren Zahl an Quellen stammt. Jede einmal zu öffnen und den Abmeldelink zu nutzen, kostet vielleicht einen Abend, danach wird es spürbar ruhiger.
Manche Mailanbieter listen Abonnements auch auf einer eigenen Übersichtsseite auf; falls Ihrer das hat, geht es schneller. Bei welchen Mails Sie dem Abmeldelink trauen können und bei welchen nicht, steht in unserem Artikel So werden Sie Spam-Mails los.
5. Markieren Sie Spam auch als Spam
Löschen und als Spam markieren sind nicht dasselbe. Wenn Sie markieren, lernt Ihr Mailanbieter, solche Nachrichten zu erkennen. Nach ein paar Wochen konsequenten Markierens merken Sie, dass weniger unerwünschte Mails im Posteingang landen.
6. Prüfen Sie die Berechtigungen von „Mit Google anmelden“
Sie haben sich mit Ihrem Konto bei einer Test-App, einer Umfrageseite oder einem Spiel angemeldet. Ein Teil dieser Apps ist noch immer mit Ihrem Konto verbunden, und manche haben vielleicht mehr Rechte als gedacht. In den Sicherheitseinstellungen Ihres Mailkontos gibt es einen Bereich wie „Apps mit Zugriff auf Ihr Konto“. Entziehen Sie dort allem den Zugriff, was Sie nicht kennen oder nicht mehr nutzen. Ein- bis zweimal im Jahr reicht.
7. Schließen Sie alte Konten, die Sie nicht mehr nutzen
Ein Forenkonto aus der Schulzeit, ein Shop, in dem Sie einmal bestellt haben, eine App, die Sie ausprobiert haben. Jedes dieser Konten ist eine Datenbank mit Ihrer Adresse. Hat eine dieser Seiten irgendwann ein Datenleck, ist Ihre Adresse mit dabei.
Ein praktischer Weg führt über die Suche. Suchen Sie in Ihrem Postfach nach Begriffen wie „Willkommen“ oder „Ihr Konto wurde erstellt“. Die Ergebnisliste ist eine ziemlich gute Landkarte Ihrer Mitgliedschaften. Bei Konten, die Sie nicht mehr brauchen, suchen Sie in den Einstellungen nach der Option zum Löschen; finden Sie keine, schreiben Sie dem Support.
8. Geben Sie für Einmal-Aktionen Ihre Hauptadresse gar nicht erst heraus
Damit das Aufräumen von Dauer ist, müssen Sie neuen Müll von vornherein verhindern. Typische Beispiele:
- das Pop-up mit 10 % Rabatt in einem Onlineshop,
- das Formular zum Herunterladen eines E-Books oder Reports,
- die WLAN-Anmeldeseite eines Einkaufszentrums,
- das kostenlose Konto, mit dem Sie eine App ausprobieren.
In all diesen Fällen brauchen Sie die Mail genau einmal. Mit einer temporären Adresse bekommen Sie die Bestätigungsmail, der Rest betrifft Sie nicht mehr. Die Adresse ist nach ein paar Stunden nicht mehr aktiv, eingegangene Mails werden nach 24 Stunden gelöscht. Wie das funktioniert, erklären wir Schritt für Schritt im Artikel Was ist eine temporäre E-Mail-Adresse und wie nutzt man sie?
Wenn Sie zu einem Konto später womöglich zurückmüssen, notieren Sie den Wiederherstellungsschlüssel unter dem Adressfeld. Damit kommen Sie auch von einem anderen Gerät zur selben Adresse zurück.
9. Machen Sie daraus eine wöchentliche Fünf-Minuten-Routine
Große Aufräumaktionen motivieren, lassen sich aber nicht durchhalten. Gut funktionieren dagegen fünf Minuten einmal pro Woche. Von neuen, unerwünschten Newslettern abmelden, Filter für falsch einsortierte Mails korrigieren, einen Blick in den Spam-Ordner werfen. Ist das zur Gewohnheit geworden, erreicht das Postfach diese vierstellige Zahl nicht mehr.
10. Sichern Sie Ihre Hauptadresse auch technisch ab
Ein aufgeräumtes Postfach bringt wenig, wenn es nicht sicher ist. Ihre Hauptadresse ist das Tor zum Zurücksetzen der Passwörter aller anderen Konten. Deshalb:
- Wählen Sie ein starkes Passwort, das Sie nirgendwo sonst verwenden.
- Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
- Prüfen Sie, ob Wiederherstellungs-Telefonnummer und -Adresse aktuell sind.
- Schauen Sie ab und zu nach, ob es in Ihrem Konto unbekannte Sitzungen oder Weiterleitungsregeln gibt.
Womit anfangen?
Versuchen Sie nicht, alles an einem Tag zu erledigen. Setzen Sie am besten heute Punkt 1 und Punkt 8 um, teilen Sie also Ihre Adressen in Ebenen und geben Sie bei neuen Einmal-Anmeldungen nicht mehr Ihre Hauptadresse an. Damit stoppen Sie neuen Müll. Am Wochenende bauen Sie mit Punkt 4 und Punkt 7 die Altlasten ab. Der Rest ergibt sich mit der Zeit.
Häufige Fragen
Was ist der wirksamste Weg, die Haupt-E-Mail-Adresse sauber zu halten?
Sie bei Einmal-Anmeldungen gar nicht erst anzugeben. Wenn Sie fürs Shopping eine eigene Adresse und für kurze Aktionen eine temporäre Adresse nutzen, kommt deutlich weniger Unnötiges in Ihrem Hauptpostfach an.
Schützt eine Gmail-Adresse mit + meine Privatsphäre?
Nicht wirklich. Wer den Teil nach dem + entfernt, erreicht Ihre eigentliche Adresse. Die Methode taugt eher zum Filtern und um zu sehen, wer Ihre Adresse weitergibt.
Ist es sicher, auf „Abmelden“ zu klicken?
Bei bekannten Marken, bei denen Sie sich selbst angemeldet haben, in der Regel ja. Bei Mails von unbekannten Absendern markieren Sie die Mail lieber als Spam, statt auf den Link zu klicken.
Wie finde ich meine alten Konten?
Suchen Sie in Ihrem Postfach nach Begriffen wie „Willkommen“ und „Ihr Konto wurde erstellt“. Die Ergebnisse zeigen einen Großteil der Seiten, bei denen Sie registriert sind.