Une scène familière. Dans un coin de la boîte de réception, un compteur de messages non lus à quatre chiffres. L'avis de livraison que vous attendiez est bien arrivé, mais il s'est perdu au milieu de dizaines d'e-mails promotionnels. Comme nous faisons tourner un service d'e-mail temporaire, c'est un sujet auquel nous pensons souvent, et nous appliquons nous-mêmes les méthodes ci-dessous dans nos propres boîtes. Cet article les rassemble.
Le but n'est pas l'obsession du « zéro non lu ». Le but, c'est que chaque message qui arrive sur votre adresse principale vaille la peine d'être lu. Parmi les dix étapes qui suivent, certaines se font une fois pour toutes, d'autres sont des habitudes.
1. Organisez vos adresses en niveaux
Tout envoyer vers une seule adresse, c'est la principale raison du désordre. Nous vous conseillons de penser vos adresses en trois niveaux :
| Niveau | À quoi sert-il ? | À qui la donner ? |
|---|---|---|
| Permanent / personnel | Banque, démarches administratives en ligne, travail, famille, comptes importants sur le long terme | Uniquement aux services de confiance que vous utiliserez longtemps |
| Achats et inscriptions | Boutiques en ligne, programmes de fidélité, newsletters | Aux sites où vous reviendrez acheter mais qui présentent un risque de spam |
| Temporaire | Téléchargement ponctuel, code de réduction, inscription d'essai, formulaire Wi-Fi | Partout où vous n'aurez plus jamais affaire |
Pour le deuxième niveau, vous pouvez ouvrir un compte gratuit séparé. Pour le troisième, inutile même de créer un compte, car en ouvrant Geçici Mail, l'adresse est déjà prête. Une fois cette séparation en place, la plupart des messages qui arrivent dans votre boîte principale vous sont vraiment destinés.
2. Utilisez le signe + de Gmail comme une étiquette
Dans Gmail, vous pouvez ajouter un + suivi d'un mot à la partie nom d'utilisateur de votre adresse, par exemple votrenom+boutique@gmail.com. Le message vous arrive quand même. L'intérêt, c'est que comme vous savez quelle variante vous avez donnée à quel site, vous pouvez voir si un site a partagé votre adresse avec d'autres, et filtrer ce qui arrive sur cette variante.
Soyons honnêtes, la méthode a une limite, elle ne masque pas votre vraie adresse. Il suffit d'effacer ce qui suit le + pour tomber sur votre adresse principale. Et certains sites refusent les adresses contenant un +. Excellent pour filtrer, insuffisant pour la confidentialité.
3. Créez des filtres et des libellés pour que la boîte se range toute seule
Si vous déplacez chaque jour à la main le même genre de messages, il est temps de confier ce travail à un filtre. Quelques règles utiles :
- Factures et avis de paiement, un libellé « Factures » selon l'adresse de l'expéditeur.
- Commandes et livraisons, un libellé pour les messages dont l'objet contient « votre commande » ou « a été expédiée ».
- Newsletters, envoyez celles que vous voulez lire directement vers leur propre libellé, sans passer par la boîte de réception, et lisez-les en une fois chaque semaine.
Le plus simple pour créer un filtre est d'ouvrir un message type et choisissez dans le menu une option du genre « filtrer les messages similaires ». La plupart des messageries proposent quelque chose d'équivalent.
4. Faites le ménage des abonnements en une fois, pas un par un
Se désabonner un par un, c'est décourageant. Voici ce qui marche. Tapez « se désabonner » et « unsubscribe » dans la recherche et affichez les résultats des derniers mois. En regardant par expéditeur, vous verrez que l'essentiel des messages vient en réalité d'un nombre limité de sources. Ouvrir chacun une fois et cliquer sur le lien de désabonnement peut vous prendre une soirée, mais la suite est bien plus calme.
Certaines messageries proposent aussi une rubrique qui liste vos abonnements sur un seul écran ; si la vôtre en a une, cela accélère les choses. Dans quels messages on peut se fier au lien de désabonnement et dans lesquels non, nous l'expliquons dans notre article comment se débarrasser des spams.
5. Ne négligez pas le signalement comme spam
Supprimer un message et le signaler comme spam, ce n'est pas pareil. Quand vous le signalez, votre messagerie apprend à reconnaître ce type de message. Après quelques semaines de signalements réguliers, vous verrez la différence dans le nombre de messages indésirables qui passent entre les mailles.
6. Passez en revue les autorisations « Se connecter avec Google »
Vous vous êtes connecté avec votre compte à une application de quiz, à un site de sondages, à un jeu. Une partie de ces applications est toujours liée à votre compte, et certaines peuvent avoir plus d'autorisations que vous ne le pensez. Dans les paramètres de sécurité de votre messagerie, il existe une rubrique du type « applications ayant accès à votre compte ». Allez-y et retirez l'accès à tout ce que vous ne reconnaissez pas ou n'utilisez plus. Une ou deux fois par an suffit.
7. Fermez les vieux comptes que vous n'utilisez plus
Un compte de forum datant du lycée, une boutique où vous avez acheté une seule fois, une application testée un jour. Chacun de ces comptes est une base de données qui conserve votre adresse. Si l'un de ces sites subit un jour une fuite de données, votre adresse en fait partie.
Une méthode pratique consiste à chercher dans votre boîte des expressions comme « bienvenue » ou « votre compte a été créé ». La liste obtenue est une assez bonne carte des services auxquels vous êtes inscrit. Pour ceux que vous n'utilisez plus, cherchez l'option de suppression du compte dans les paramètres ; à défaut, écrivez à leur support.
8. Ne donnez jamais votre adresse principale pour une démarche ponctuelle
Pour que le ménage dure, il faut éviter de salir la boîte dès le départ. Pensez à ce genre de situations :
- la fenêtre qui s'ouvre sur une boutique en ligne pour un code de réduction de 10 %,
- le formulaire à remplir pour télécharger un e-book ou un rapport,
- la page de connexion Wi-Fi d'un centre commercial,
- le compte gratuit ouvert pour essayer une application.
Dans tous ces cas, l'e-mail ne vous sert qu'une fois. Avec une adresse temporaire, vous recevez l'e-mail de confirmation, et la suite ne vous concerne plus. L'adresse est valable 3 heures et les messages reçus sont supprimés au bout de 24 heures. Le fonctionnement est expliqué pas à pas dans l'article qu'est-ce qu'un e-mail temporaire et comment l'utiliser.
Si c'est un compte auquel vous pourriez avoir besoin de revenir, notez quelque part la clé de récupération affichée sous la boîte d'adresse. Avec cette clé, vous pouvez retrouver la même adresse, même depuis un autre appareil.
9. Instaurez une routine de cinq minutes par semaine
Les grands ménages motivent, mais on ne les tient pas sur la durée. Ce qui marche bien, c'est de prendre cinq minutes une fois par semaine pour se désabonner des nouvelles newsletters dont on ne veut pas, corriger le filtre pour les messages mal classés, jeter un œil au dossier spam. Une fois l'habitude prise, la boîte ne remonte plus jamais à ce compteur à quatre chiffres.
10. Protégez aussi votre adresse principale
Une boîte bien rangée mais mal protégée n'a pas grand intérêt. Votre adresse principale est la porte de réinitialisation de tous vos autres comptes. Donc :
- Choisissez un mot de passe solide que vous n'utilisez nulle part ailleurs.
- Activez la validation en deux étapes.
- Vérifiez que le téléphone et l'adresse de récupération sont à jour.
- Regardez de temps en temps s'il n'y a pas, sur votre compte, une session ou une règle de transfert que vous ne reconnaissez pas.
Par où commencer ?
N'essayez pas de tout faire en une journée. Notre conseil, appliquez aujourd'hui les points 1 et 8, autrement dit organisez vos adresses en niveaux et arrêtez de donner votre adresse principale pour les inscriptions ponctuelles. Cela stoppe les nouveaux envois indésirables. Le week-end, allégez l'existant avec les points 4 et 7. Le reste se mettra en place avec le temps.
Questions fréquentes
Quelle est la méthode la plus efficace pour garder son adresse e-mail principale propre ?
Ne jamais la donner pour une inscription ponctuelle. Avec une adresse séparée pour les achats et un e-mail temporaire pour les démarches de courte durée, les messages inutiles qui arrivent dans votre boîte principale diminuent nettement.
Créer une variante d'adresse avec un + dans Gmail protège-t-il ma vie privée ?
Pas vraiment. Il suffit d'effacer ce qui suit le + pour retrouver votre adresse réelle ; la méthode sert surtout à filtrer et à voir qui a partagé votre adresse.
Est-ce sûr de cliquer sur un lien de désabonnement ?
En général oui, pour les marques connues auxquelles vous vous êtes inscrit vous-même. Pour les messages d'expéditeurs inconnus, signalez-les plutôt comme spam au lieu de cliquer sur le lien.
Comment retrouver mes anciens comptes ?
Cherchez dans votre boîte des expressions comme « bienvenue » et « votre compte a été créé ». Les résultats montrent la plupart des sites auxquels vous êtes inscrit.